Vì Sao Bệnh Viện Cần Áp Dụng Hệ Thống BSC-KPI?

 

Mở đầu chương trình, ông Vũ Hồng Ngọc – Phó Viện trưởng DOMI đã phân tích một thực trạng phổ biến trong quản trị bệnh viện hiện nay: hệ thống quy định, tiêu chí đánh giá quá nhiều nhưng phân tán và rời rạc, trải trên ba nhóm:

• Quy định cấp bệnh viện: Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023, Nghị định 96/2023/NĐ-CP về xếp cấp chuyên môn kỹ thuật, Thông tư 06/2024/TT-BYT về xếp hạng bệnh viện, Quyết định 6859/QĐ-BYT về Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện…
• Quy định cấp khoa, phòng và chuyên môn: Thông tư 16/2018/TT-BYT về kiểm soát nhiễm khuẩn, Thông tư 43/2018/TT-BYT về an toàn người bệnh, Thông tư 19/2013/TT-BYT về quản lý chất lượng, Thông tư 23/2024/TT-BYT về phạm vi kỹ thuật…
• Quy định về vận hành, tài chính và cải tiến: cơ chế tự chủ tài chính, các chỉ số đo lường và đánh giá nội bộ, yêu cầu báo cáo và cải tiến liên tục.

Thông điệp cốt lõi được nhấn mạnh: BSC-KPI không thay thế các bộ tiêu chí hiện hành của Bộ Y tế, mà quy tụ toàn bộ tiêu chí, quy định và chỉ số rời rạc thành một hệ thống đo lường thống nhất, để toàn bệnh viện cùng nhìn về một hướng.

 

Chuyên gia DOMI trình bày mô hình quản trị chiến lược BSC-KPI cho bệnh viện

Nội Dung Trọng Tâm Của Chương Trình Đào Tạo BSC-KPI

Chương trình được thiết kế theo mạch logic từ nhận thức đến hành động, chia thành 06 nội dung chính trong 02 buổi:

1. Tổng quan về BSC-KPI và bốn viễn cảnh quản trị

Giới thiệu Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard) với bốn viễn cảnh quản trị: Tài chính – Khách hàng – Quy trình nội bộ – Học hỏi và Phát triển, cùng nguyên tắc cân bằng cốt lõi: kết quả tài chính không được đánh đổi bằng chất lượng chuyên môn và an toàn người bệnh.

Chuyên gia cũng làm rõ sự khác biệt giữa BSC và KPI: BSC trả lời câu hỏi “bệnh viện muốn đạt điều gì?” ở phạm vi toàn viện theo 4 viễn cảnh, trong khi KPI trả lời “đo bằng gì, đạt bao nhiêu?” ở cả ba cấp: bệnh viện – khoa/phòng – cá nhân. Nguyên tắc quan trọng là mỗi chỉ tiêu KPI phải truy ngược được về một mục tiêu chiến lược đã ban hành, tránh xây KPI theo xu hướng hay liệt kê rời rạc.

Đặc thù bệnh viện trường đại học cũng được nhấn mạnh: cùng lúc thực hiện ba chức năng khám bệnh, chữa bệnh – đào tạo – nghiên cứu khoa học theo mô hình Trường – Viện, đòi hỏi hệ thống KPI phải khai thác được cả ba chức năng này.

2. Cơ hội và thách thức khi xây dựng BSC-KPI tại bệnh viện

Về cơ hội, chương trình chỉ ra ba nhóm điều kiện thuận lợi từ chính sách: chủ trương đẩy mạnh tự chủ và đổi mới quản trị đơn vị sự nghiệp công lập, xu hướng chuyển đổi số y tế tạo nguồn dữ liệu đo lường KPI tự động, và định hướng phát triển bệnh viện chuyên sâu kỹ thuật cao. Cùng với đó là nội lực sẵn có của Bệnh viện Trường: đội ngũ giảng viên đồng thời là người hành nghề, vị thế được quy hoạch phát triển thành bệnh viện chuyên sâu kỹ thuật cao của vùng Đồng bằng sông Cửu Long, và nền tảng đào tạo – nghiên cứu khoa học vững chắc.

Ở chiều ngược lại, chuyên gia DOMI cũng thẳng thắn chỉ ra các thách thức về con người: tâm lý e ngại bị giám sát, đánh giá khi lần đầu tiếp cận công cụ đo lường; nhân sự y tế đồng thời đảm nhiệm nhiều vai trò giảng dạy – nghiên cứu – khám chữa bệnh; và rào cản tâm lý khi đưa vào đánh giá những chỉ số nhạy cảm nhưng hoàn toàn lượng hóa được như tỷ lệ tử vong, sai sót y khoa, thời gian khám trung bình.

Về hệ thống và dữ liệu, ba thách thức nổi bật gồm: hệ thống dữ liệu chưa đồng bộ giữa phần mềm bệnh án, bảo hiểm và kế toán; sự không thống nhất giữa “vị trí việc làm” theo đề án và công việc thực tế tại các khoa phòng; và tính ổn định của chiến lược bị tác động bởi thay đổi chính sách. Nguyên tắc xử lý được đưa ra: chỉ đưa vào hệ thống những chỉ tiêu có nguồn số liệu xác định được đầu mối cung cấp và tần suất cập nhật.

3. Những điều bệnh viện cần chuẩn bị trước khi triển khai

Ba trụ cột cần chuẩn bị đồng thời: (1) Con người và tổ chức – thành lập Ban chỉ đạo và Tổ công tác thường trực cấp bệnh viện, phân công đầu mối phụ trách tại từng khoa, phòng, trung tâm; (2) Dữ liệu và công cụ; (3) Nhận thức và truyền thông nội bộ – truyền thông rõ mục đích, tổ chức lấy ý kiến khoa/phòng trước khi ban hành, gắn KPI với khen thưởng và quyền lợi chính đáng của người lao động.

Thông điệp thống nhất được đề xuất cho toàn viện: “Đo lường để cải tiến, không phải để quy trách nhiệm cá nhân.”

4. Quy trình triển khai xây dựng BSC-KPI: 05 bước

Quy trình 05 bước được trình bày chi tiết, minh họa bằng ví dụ thực tế lấy theo Nghị quyết 21-NQ/ĐU ngày 13/11/2025 của Đảng ủy Trường Đại học Y Dược Cần Thơ:

• Bước 1 – Rà soát, đánh giá lại mục tiêu chiến lược: đánh giá mức độ khả thi các mục tiêu, rà soát hệ thống báo cáo và tài liệu nội bộ, cập nhật danh mục mục tiêu phù hợp thực tiễn.
• Bước 2 – Xây dựng Bản đồ chiến lược: sắp xếp mục tiêu theo 4 viễn cảnh, thể hiện quan hệ nhân – quả giữa các mục tiêu.
• Bước 3 – Xây dựng hệ thống KPI theo từng cấp: phân rã chỉ tiêu từ cấp bệnh viện xuống khối/khoa/phòng và tới từng vị trí việc làm, phân biệt rõ KPI quản lý (đo kết quả tập thể phụ trách) và KPI cá nhân.
• Bước 4 – Trọng số, công thức tính điểm và thang đánh giá: gán trọng số theo mức ưu tiên chiến lược (tổng trọng số của một vị trí trong một kỳ bằng 100%), thống nhất công thức tính điểm và thang đánh giá 04 mức.
• Bước 5 – Triển khai thí điểm, đo lường và cải tiến theo chu trình PDCA: chọn khoa/phòng thí điểm trước khi nhân rộng toàn viện. Lưu ý quan trọng: chu kỳ đầu nên đặt mục tiêu học cách vận hành hệ thống, chưa nên gắn ngay với chế tài xử lý.

Nguyên tắc đặt KPI theo tiêu chuẩn SMART (Cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Gắn với công việc thực tiễn – Có thời hạn hoàn thành) cũng được hướng dẫn kèm các ví dụ KPI cụ thể cho cấp bệnh viện, khoa khám bệnh, khoa ngoại chấn thương và các vị trí bác sĩ, điều dưỡng.

 

Lãnh đạo, quản lý và nhân viên y tế Bệnh viện tham gia thảo luận trực tiếp

 

5. Bài học kinh nghiệm trong xây dựng và vận hành BSC-KPI

Đây là phần được quan tâm đặc biệt, khi chuyên gia DOMI tổng hợp từ thực tiễn tư vấn những sai lầm phổ biến khiến hệ thống KPI không đạt mục tiêu:

• Khó khăn trong xác định mục tiêu chiến lược, đặc biệt là mục tiêu tài chính, do quan ngại “nội dung tài chính” ảnh hưởng tới y đức và an toàn người bệnh, cùng thói quen chỉ xây dựng kế hoạch hằng năm thay vì mục tiêu dài hạn.
• Dữ liệu KPI thu thập không khách quan, tin cậy. Ví dụ điển hình: KPI hài lòng người bệnh qua nhiều năm luôn đạt điểm tối đa, nhưng thực tế người bệnh vẫn phải chờ đợi lâu, giao tiếp của nhân viên y tế chưa đạt chuẩn. Nguyên nhân nằm ở cách khảo sát 2–4 lần/năm bằng bộ câu hỏi dài. Một số bệnh viện đã điều chỉnh bằng cách khảo sát qua mã QR với bộ câu hỏi ngắn gọn, ghi nhận kết quả liên tục theo thời gian thực.
• KPI khoa phòng, vị trí không phản ánh được vai trò trong hoàn thành công việc, do quy trình phối hợp liên khoa phòng chưa được xây dựng hoặc đã lâu không cập nhật, dẫn tới không có căn cứ xác lập trách nhiệm các bên cho mỗi KPI.
• KPI thiếu tính thực tiễn, đặc biệt tại các khoa lâm sàng và vị trí bác sĩ, điều dưỡng — chẳng hạn đặt cùng một chỉ tiêu tỷ lệ nhiễm khuẩn cho khoa ngoại chấn thương và khoa nội mà không tính đến đặc thù chuyên môn.
• Lãnh đạo bệnh viện chưa quyết tâm trong xây dựng, áp dụng KPI, dẫn tới không tạo được sự tập trung của các khoa phòng và không vượt qua được các khó khăn trong quá trình triển khai.

Không Khí Trao Đổi Sôi Nổi, Thẳng Thắn

Với thời lượng dành riêng cho hỏi đáp ở cả hai buổi, chương trình diễn ra trong tinh thần trao đổi cởi mở. Nhiều câu hỏi thực tiễn được đặt ra xoay quanh cách phân rã mục tiêu từ cấp bệnh viện xuống khoa phòng và từng vị trí việc làm như: Làm sao để xây dựng KPI của vị trí chỉ mang tính vận hành, không liên quan tới mục tiêu của tổ chức, khoa phòng như vị trí kế toán, thủ quỹ, lễ tân,...; Đối với các KPI về tuân thủ quy trình thì cần xây dựng như nào ?; Làm sao để đặt trọng số các KPI để tránh người thực hiện "buông KPI"; Làm sao để điểm KPI thể hiện sự công bằng giữa nhân viên trong phòng, khi mà người càng giỏi làm càng nhiều việc và tỷ lệ sai sót công việc lại càng cao ?....

Tất cả các câu hỏi đều được chuyên gia DOMI giải đáp theo hướng giải pháp thực tế, đưa ra nguyên tắc xử lý thống nhất để người học dễ hiểu, dễ nắm bắt. Sau chương trình, DOMI đã biên soạn toàn bộ câu hỏi - trả lời để bệnh viện sử dụng làm tài liệu nội bộ.

Hình ảnh Đại diện DOMI và Bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ tại buổi đào tạo BSC-KPI

DOMI Đồng Hành Cùng Bệnh Viện Trên Lộ Trình Chuyển Đổi

Chương trình kết thúc và đạt được 3 mục tiêu của chương trình: 

(1). Giúp học viên nắm được bản chất, cấu trúc và cách vận hành của Thẻ điểm cân bằng (BSC) và Chỉ số hiệu suất cốt lõi (KPI);

(2). Nhận diện các cơ hội và thách thức khi triển khai hệ thống BSC – KPI tại Bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ;

(3). Nắm được quy trình triển khai và tiếp thu các bài học thực tiễn từ hoạt động tư vấn của DOMI.

Quý đơn vị quan tâm đến giải pháp quản trị chiến lược BSC-KPI cho bệnh viện, vui lòng liên hệ:

BAN TƯ VẤN – VIỆN QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC TỔ CHỨC (DOMI)

Hotline: 0981 126 755 (Zalo) - 024.6253.4040

Website: www.domi.org.vn