1. Những tiêu chuẩn căn lề của văn bản hành chính

Theo văn bản số: 01/2011/TT-BNV do Bộ nội vụ ban hành ngày 19/11/2011 quy định thể thức trình bày văn bản hành chính về tiêu chuẩn căn lề như sau:

• Lề trên (Top): Cách mép trên từ 20 – đến 25 mm.
• Lề dưới (Bottom): Cách mép dưới từ 20 – đến 25 mm.
• Lề trái (Left): Cách mép trái từ 30 – đến 35 mm.
• Lề phải (Right): Cách mép phải từ 15 – đến 20mm.

2. Hướng dẫn cách căn lề trong Word 2013, 2016, 2019 và 365

Một số bước căn lề chuẩn trong Word 2013, 2016, 2019 và 365 mà bạn nên biết.

2.1. Căn chỉnh lề trong Word

Căn lề trong Word bằng Page Layout

Bước 1: Chuyển đến tab Layout, nhấn vào biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.

Bước 2: Trong phần Margins, sử dụng các nút mũi tên lên/xuống hoặc nhập trực tiếp các thông số vào các mục Top, Bottom, Left, Right để điều chỉnh khoảng cách lề. Sau đó, nhấn OK để lưu lại.

Trong đó:

• Top: Lề trên, khoảng cách từ mép trên của giấy đến dòng đầu tiên.
• Bottom: Lề dưới, khoảng cách từ mép dưới đến dòng cuối cùng.
• Left: Lề trái, khoảng cách từ mép trái đến ký tự đầu tiên.
• Right: Lề phải, khoảng cách từ mép phải đến ký tự cuối cùng.

Căn lề trong Word bằng Options

Bước 1: Nhấp vào File > Chọn Options.

Bước 2: Đi tới mục Advanced > Trong phần Display, tìm Show measurements in units of và đổi sang đơn vị Centimeters > Nhấn OK.

Bước 3: Trên giao diện chính của Word, chọn Layout > Chọn Margins > Nhấp vào Custom Margins ở phía dưới.

Bước 4: Điều chỉnh các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo mong muốn > Nhấn OK.

2.2. Thiết lập căn lề trong Word mặc định

Bước 1: Nhấp vào File > Chọn Options.

Bước 2: Trong mục Advanced, dưới phần Display, tìm “Show measurements in units of” và đổi sang Centimeters > Nhấn OK.

Bước 3: Trên giao diện chính của Word, chọn Layout > Margins > Nhấp vào Custom Margins ở dưới cùng.

Bước 4: Điều chỉnh các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo ý muốn > Nhấn Set As Default.

Bước 5: Chọn Yes để hoàn tất việc thiết lập lề mặc định.

2.3. Cách chọn khổ giấy chuẩn trên Word

Ngoài việc thực hiện cách căn lề trong Word, bạn cũng nên bỏ túi cách chọn khổ giấy chuẩn trên công cụ này như sau:

Chọn Layout > Nhấp vào Size > Chọn A4 để thiết lập khổ giấy. Ở đây, mình chọn khổ A4 làm mặc định.

3. Hướng dẫn cách căn lề chuẩn trong Word 2007 và 2010

Đối với những người sử dụng Word 2007 và 2010, việc chỉnh lề trong Word sẽ được thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Trong tab Page Layout, nhấp vào biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.

Bước 2: Trong phần Margins, sử dụng nút mũi tên lên/xuống hoặc nhập trực tiếp các thông số vào các mục Top, Bottom, Left, Right để điều chỉnh lề.

• Top: Khoảng cách từ mép trên của giấy đến dòng đầu tiên.
• Bottom: Khoảng cách từ mép dưới đến dòng cuối cùng.
• Left: Khoảng cách từ mép trái đến ký tự đầu tiên.
• Right: Khoảng cách từ mép phải đến ký tự cuối cùng.

Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất hoặc chọn Set As Default để lưu mặc định.

4. Tổng kết

Chỉ với vài bước đơn giản trên, bạn đã nắm vững cách căn lề trong Word theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ về thể thức trình bày văn bản hành chính. Hãy chọn phương pháp căn lề phù hợp tùy theo phiên bản Word mà bạn đang sử dụng.