Ảnh minh họa. Nguồn: internet

Vai trò, ý nghĩa của việc xác định vị trí việc làm trong các cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện cụ thể trên các khía cạnh sau:

Thứ nhất, xác định vị trí việc làm là cơ sở để xác định chỉ tiêu biên chế, xóa bỏ cơ chế xin - cho trong quản lý biên chế và thực hiện tinh giản biên chế. Mặc dù quản lý và tuyển dụng công chức được thực hiện theo chỉ tiêu biên chế, nhưng do cơ chế quản lý biên chế trước đây thiếu chặt chẽ vì chưa có quy định căn cứ hay cơ sở khách quan, khoa học để xác định chỉ tiêu biên chế mà nặng về chủ quan, cảm tính, dẫn đến tình trạng xin - cho một cách tràn lan, biên chế trong các cơ quan nhà nước tăng, bộ máy phình to. Vì vậy, thực hiện xác định vị trí việc làm sẽ là căn cứ khách quan, khoa học để tính toán, xác định chỉ tiêu biên chế. Xác định vị trí việc làm chính là việc xem xét trong cơ quan, đơn vị có bao nhiêu vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Do đó, sẽ xóa bỏ được cơ chế xin - cho biên chế như trước đây. Điều này được quy định rõ tại Điều 3 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng, quản lý công chức: “Cơ quan sử dụng công chức muốn tuyển dụng công chức trước hết cần phải tiến hành xác định, mô tả vị trí việc làm, báo cáo cơ quan quản lý công chức phê duyệt để làm căn cứ tuyển dụng công chức”. Đồng thời, xác định vị trí việc làm còn là một trong những giải pháp của Đề án tinh giản biên chế đang được triển khai thực hiện. Qua xác định vị trí việc làm sẽ xác định được rõ, đủ, đúng, cần thiết số người làm việc trong mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Đó là giải pháp để góp phần tinh giản biên chế.

Thứ hai, xác định vị trí việc làm là cơ sở để xác định cơ cấu ngạch và tiêu chuẩn chức danh công chức. Hiện nay, một trong những hạn chế lớn trong công tác quản lý công chức là chưa định rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu ngạch, tiêu chuẩn cho từng chức danh công chức. Do đó, một trong những mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng của xác định vị trí việc làm là phải tiến hành xác định cơ cấu ngạch và tiêu chuẩn chức danh công chức. Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ quy định việc xác định cơ cấu ngạch công chức phải căn cứ vào các nguyên tắc cơ bản là: 1) Phải căn cứ vào số lượng danh mục vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế để xác định; 2) Việc xác định chức danh ngạch công chức của mỗi vị trí việc làm phải bảo đảm phù hợp với lĩnh vực hoạt động chuyên ngành; 3) Phải tuân thủ quy định về ngạch công chức cao nhất được áp dụng trong từng cấp hành chính hoặc từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; 4) Căn cứ tiêu chuẩn ngạch công chức và bản mô tả công việc, khung năng lực phù hợp của mỗi vị trí việc làm.

Thứ ba, xác định vị trí việc làm giúp cho việc kiện toàn, tuyển dụng và bố trí sử dụng công chức một cách hiệu quả. Xây dựng đề án vị trí việc làm là cơ hội giúp cơ quan, đơn vị rà soát lại tổ chức bộ máy, đội ngũ công chức và xác định từng vị trí trong tổ chức gắn với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Đồng thời, phát hiện những chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các vị trí việc làm, tránh tình trạng định sẵn nhân sự rồi mới tạo ra công việc và tránh sự chồng chéo khi phân công, giao việc. Trên cơ sở đó tiến hành kiện toàn, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC), khắc phục tình trạng thừa những người không làm được việc và thiếu những người làm được việc. Hơn nữa, xác định vị trí việc làm kèm theo đó là bảng mô tả công việc và khung năng lực của từng vị trí công việc (xác định được đặc điểm, đặc thù, tính phức tạp và tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần thiết để thực hiện công việc đó) sẽ là cơ sở quan trọng giúp xác định các tiêu chí trọng yếu tuyển dụng công chức phù hợp với từng vị trí làm việc; cải thiện quá trình tuyển chọn và tăng khả năng chọn đúng người cho vị trí tuyển dụng. Đồng thời, đó cũng là cơ sở cho việc bố trí, sử dụng đúng người, đúng việc.

Thứ tư, xác định vị trí việc làm là cơ sở để đổi mới công tác đánh giá công chức theo kết quả làm việc. Công tác đánh giá CBCC hiện nay còn nhiều hạn chế, chưa xây dựng được hệ thống các tiêu chí đánh giá gắn với vị trí công việc; nội dung đánh giá còn áp dụng chung cho tất cả các đối tượng, vị trí làm việc và chủ yếu mang tính định tính; phương pháp đánh giá còn đơn điệu, chưa khoa học… nên kết quả đánh giá hàng năm chưa phản ánh đúng trình độ năng lực và hiệu quả công việc thực tế của CBCC. Thực hiện xác định vị trí việc làm sẽ là cơ sở cho việc đổi mới công tác đánh giá công chức theo hướng lấy kết quả, hiệu quả làm việc là căn cứ chính để đánh giá trình độ, năng lực của công chức. Bởi thông qua việc xây dựng bản mô tả công việc đối với từng vị trí việc làm (gồm các nhiệm vụ chính phải làm, tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, kết quả sản phẩm, điều kiện làm việc)… sẽ là căn cứ chủ yếu để đánh giá hiệu quả làm việc của công chức. Việc mô tả công việc càng cụ thể, rõ ràng thì công tác đánh giá kết quả, hiệu quả làm việc của công chức càng thuận lợi và mức độ chính xác càng cao.

Thứ năm, xác định vị trí việc làm là cơ sở cho việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng CBCC. Trên cơ sở khung năng lực của từng vị trí việc làm do quá trình xác định vị trí việc làm đặt ra, các cơ quan, đơn vị đánh giá được năng lực hiện tại của công chức so với cấp độ yêu cầu của từng vị trí, những điểm khuyết thiếu trong kiến thức, kỹ năng mà chức danh, vị trí việc làm đó yêu cầu; từ đó xác định được những năng lực nào công chức cần phải đào tạo, bồi dưỡng thêm để hoàn thành công việc tốt hơn. Đây là cơ sở để cơ quan, đơn vị xây dựng khung chương trình và kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu của công việc, của tổ chức cũng như mong muốn của từng công chức. Ví dụ, xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng CBCC theo chức danh, vị trí việc làm là quá trình xây dựng và phát triển những năng lực mà một chức danh, một vị trí việc làm cần phải đáp ứng, tạo được sự thay đổi về chất trong toàn bộ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng CBCC. Việc đào tạo, bồi dưỡng chỉ có nhiệm vụ bổ sung khoảng trống về kiến thức, kỹ năng đó chứ không lặp lại những gì mà CBCC đã biết, đã có.

Thứ sáu, xác định vị trí việc làm là cơ sở cho việc đổi mới cách thức chi trả tiền lương theo vị trí việc làm và năng suất lao động. Cách thức chi trả tiền lương đối với CBCC hiện nay về cơ bản vẫn thực hiện căn cứ theo ngạch, bậc công chức và cơ chế xét tăng lương dựa vào thâm niên làm việc. Tuy nhiên, hạn chế rất lớn của cơ chế này là tạo ra tính cào bằng trong chi trả tiền lương; không tạo được động lực để công chức cạnh tranh, phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ. Vì vậy, việc tiến hành xác định vị trí việc làm sẽ là cơ sở tiền đề đổi mới cách thức chi trả tiền lương theo vị trí việc làm và hiệu quả làm việc.

2. Một số khó khăn, hạn chế khi tiến hành xác định vị trí việc làm trong các cơ quan hành chính nhà nước

Theo Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, quá trình xác định vị trí việc làm được thực hiện gồm 8 bước: thống kê công việc phải làm, phân nhóm, xác định các yếu tố ảnh hưởng, đánh giá thực trạng đội ngũ, xác định và phân loại vị trí việc làm, xây dựng mô tả công việc, lên khung năng lực, xác định chức năng. Quá trình triển khai thực hiện xác định vị trí việc làm trong các cơ quan hành chính nhà nước có thể nhận thấy khó khăn chủ yếu như sau:

Thứ nhất, xác định vị trí việc làm là công việc còn khá mới mẻ và đòi hỏi tính chuyên môn cao, trong khi đó đa số CBCC chưa có đủ kiến thức và kinh nghiệm về vấn đề này, chưa nắm vững kiến thức căn bản về phân tích và thiết kế tổ chức. Do đó, khi tiến hành thực hiện xác định vị trí việc làm, nhiều CBCC trong các cơ quan, đơn vị gặp khó khăn và lúng túng. Ngay cả đội ngũ những người chuyên trách làm công tác tổ chức - nhân sự ở các ngành, các địa phương cũng chưa có được sự chuẩn bị cần thiết, còn bỡ ngỡ, lúng túng khi bắt đầu tiếp cận với nội dung của công việc nêu trên.

Thứ hai, khó khăn trong việc thống kê, đánh giá vị trí của từng CBCC. Thực tế cho thấy hiện nay còn nhiều CBCC làm kiêm nhiệm cùng lúc nhiều nhiệm vụ khác nhau. Do đó, trong quá trình xác định vị trí việc làm, các đơn vị không biết phải ghi thế nào cho đúng. Có đơn vị khi xây dựng đề án vị trí việc làm chỉ tập trung vào việc xác định nhiệm vụ, kết quả, sản phẩm mà chưa mô tả được các tiêu chuẩn cần thiết cũng như các yếu tố ảnh hưởng để xác định biên chế tại vị trí đó.

Thứ ba, khó khăn trong việc tính toán một cách khoa học biên chế dành cho mỗi vị trí việc làm tại các đơn vị đảm bảo phải phù hợp với thực tế yêu cầu công việc. Bởi vì, hiện nay còn thiếu căn cứ thực tế để xác định số lượng người làm việc cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc được giao hàng năm. Khó khăn nhất là việc xác định số lượng người làm việc bởi vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ này thường do nhiều người đảm nhiệm. Hơn nữa, việc xác định vị trí việc làm có thể khiến số biên chế của đơn vị tăng lên hoặc giảm đi. Số lượng biên chế có thể tăng nhưng phải bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc của đơn vị. Biên chế dự kiến theo Đề án xác định vị trí việc làm chính là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét giao số lượng biên chế cho phù hợp với từng đơn vị. Kết luận số 64-KL/TW ngày 28/5/2013 của Hội nghị lần thứ 7 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI về một số vấn đề tiếp tục đổi mới, hoàn thiện hệ thống chính trị từ Trung ương đến cơ sở đã chỉ ra mục tiêu và nhiệm vụ tiếp tục thực hiện chủ trương tinh giản biên chế, đến năm 2016 cơ bản không tăng tổng biên chế của cả hệ thống chính trị. Vì vậy, không ít đơn vị trong khi xây dựng đề án mô tả vị trí việc làm có tâm lý muốn tăng thêm hoặc giữ nguyên biên chế nên chưa mô tả hết thực chất tính chất công việc của từng vị trí việc làm, công chức kê khai không đúng tỷ lệ thời gian thực hiện công việc của mình do lo sợ bị giảm biên chế. Do đó, dẫn đến tình trạng không có sự đồng nhất về số lượng vị trí việc làm của các địa phương trong cùng một lĩnh vực.

Thứ tư, khó khăn trong việc mô tả vị trí việc làm, thống kê công việc thường niên của từng CBCC. Một số công chức do phân công kiêm nhiệm nhiều việc nên khi xác định vị trí việc làm gặp lúng túng, không biết có thống kê cả những nhiệm vụ khác ngoài chuyên môn hay không bởi thực tế các công việc này chiếm không ít thời gian của họ. Thực tế còn gặp khó khăn trong việc xác định thế nào là công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại; lựa chọn tên gọi vị trí việc làm thế nào cho phù hợp và bao quát được tính chất công việc. Một số công việc rất khó xác định thời gian hoàn thành và sản phẩm đầu ra, chẳng hạn công việc mang tính dài hạn như xây dựng các kế hoạch, đề án, hoặc đối với những công việc chuyên môn, nghiệp vụ nhưng đòi hỏi phải có sự tham gia, phối hợp của nhiều người thì chưa có bản phân tích, mô tả công việc chi tiết để đánh giá khối lượng, mức độ, tính chất phức tạp của công việc.

Thứ năm, khó khăn trong việc sắp xếp đội ngũ CBCC. Một trong những mục tiêu của xác định vị trí việc làm là nhằm sắp xếp lại đội ngũ CBCC cho phù hợp với chuyên môn được đào tạo, bồi dưỡng. Tuy nhiên, xuất phát từ thực trạng bố trí, sử dụng công chức dựa trên thâm niên, kinh nghiệm công tác, tình trạng công chức làm trái ngành, trái nghề so với chuyên môn đào tạo là phổ biến. Vì vậy, khi xác định vị trí việc làm sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp lại đội ngũ CBCC.

Thứ sáu, khó khăn trong việc xây dựng khung năng lực cho từng vị trí việc làm. Việc xây dựng khung năng lực của vị trí việc làm (Phụ lục số 6 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ) cũng mang tính chất định tính và bị chi phối bởi số lượng, chất lượng, kỹ năng làm việc của đội ngũ CBCC. Hiện nay, Bộ Nội vụ, các bộ, cơ quan ngang bộ quản lý ngạch công chức chuyên ngành đều đã có văn bản quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức chuyên ngành. Vì vậy, hầu hết các đơn vị đều dựa vào quy định tiêu chuẩn ngạch công chức để làm căn cứ xác định khung năng lực của vị trí việc làm chứ không dựa vào các yêu cầu cụ thể của vị trí việc làm.

3. Một số đề xuất

Để tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả đề án vị trí việc làm trong các cơ quan hành chính nhà nước, xin có một số đề xuất sau đây:

Một là, xác định công tác xây dựng đề án vị trí việc làm là một trong những bước đi đầu tiên, có ảnh hưởng quyết định đến thành công của quá trình cải cách công vụ, công chức; do đó, cần coi trọng quy trình, chất lượng, làm từng bước vững chắc, lộ trình phù hợp, không tạo ra áp lực cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trong một thời gian ngắn phải hoàn thành công việc quan trọng nhưng còn mới mẻ và khó khăn này.

Hai là, cần tiếp tục đẩy mạnh việc nghiên cứu khoa học về vị trí việc làm, không chỉ để đáp ứng yêu cầu xác lập cơ sở lý luận cho việc xây dựng, hoạch định chính sách mà còn góp phần hỗ trợ hoạt động triển khai thực hiện chính sách về cải cách công vụ, công chức. Ở nước ta đã có một số công trình nghiên cứu khoa học về vị trí việc làm nhưng tính chất, quy mô, cấp độ nghiên cứu còn hạn hẹp, mang tính đơn lẻ chưa có tính hệ thống.

Ba là, cùng với việc nghiên cứu lý luận, cần phải tiến hành tổng kết thực tiễn. Đến nay, hầu hết các cơ quan, đơn vị từ các bộ, ngành ở trung ương đến địa phương đều đã hoàn thành việc xây dựng đề án vị trí việc làm. Vì vậy, cần nhanh chóng tổ chức tổng kết quá trình triển khai này, đúc rút kinh nghiệm để chỉ ra những cái đã làm được, những vấn đề còn hạn chế, khó khăn, vướng mắc để tiếp tục nghiên cứu tìm ra giải pháp hoàn thiện. Hệ thống các văn bản pháp luật liên quan về vị trí việc làm cần phải được tiếp tục sửa đổi, hoàn thiện. Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ; Thông tư số 05/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức khi đưa vào thực hiện cũng đã phát sinh những vướng mắc. Cùng với đó là việc thiếu các văn bản hướng dẫn cụ thể hơn như tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá công chức, thống kê số lượng công chức. Ví dụ, một số vị trí đang sử dụng lao động dưới hình thức hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ được tuyển dụng theo các quy định chặt chẽ như đối với công chức, thực hiện các công việc thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, thậm chí là những vị trí hết sức quan trọng nhưng họ không phải là công chức thì có thống kê hay không…

Bốn là, cần coi trọng áp dụng phương pháp chuyên gia kết hợp với các phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp... để tiến hành xác định vị trí việc làm. Có cơ chế để có thể khai thác, tổ chức tham khảo ý kiến của những chuyên gia, những người có kiến thức, năng lực, kinh nghiệm trong từng lĩnh vực chuyên môn. Đồng thời, cần có một lực lượng hay đội ngũ chuyên gia tinh thông nghề nghiệp để giúp cơ quan chức năng tổ chức, chỉ đạo, truyền đạt nội dung, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, giám sát, thẩm định kết quả việc xây dựng đề án, triển khai thực hiện đề án sau này.

Kinh nghiệm của một số quốc gia trên thế giới đã áp dụng phương pháp chuyên gia trong triển khai xác định vị trí việc làm rất hiệu quả. Ở Cộng hòa Pháp, việc xây dựng hệ thống vị trí việc làm trong nền công vụ được tập trung vào việc biên soạn cuốn Niên giám thống kê vị trí việc làm liên bộ. “Để tiến hành công việc này, Tổng vụ lập một nhóm chuyên gia gồm 03 người (01 chuyên gia ngạch A+ (tương đương chuyên viên cao cấp ở Việt Nam), 01 chuyên viên và 01 thư ký) tập trung làm việc trong 18 tháng để hoàn thành cuốn Niên giám. Trên cơ sở nhóm chuyên gia ban đầu đã xây dựng thành 26 nhóm làm việc (có khoảng 400 người, mỗi nhóm có tối thiểu 15 người và tối đa 30 người làm việc độc lập với nhau) và 01 nhóm liên bộ”(1).

Năm là, phát huy vai trò của thủ trưởng đơn vị trong việc xây dựng đề án vị trí việc làm và cơ cấu công chức. Thủ trưởng đơn vị là người nắm rõ nhất đặc điểm của tất cả các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý cũng như nhu cầu sử dụng nhân lực của từng đơn vị trực thuộc. Vì vậy, trong quá trình triển khai xây dựng đề án vị trí việc làm, thủ trưởng đơn vị phải chỉ đạo tất cả các đơn vị trực thuộc phối hợp cán bộ trực tiếp xây dựng đề án. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc phải đánh giá chính xác khối lượng công việc hiện tại, khả năng đáp ứng khối lượng công việc của công chức trong đơn vị và dự kiến công việc mới phát sinh trong tương lai (01 - 03 năm) để làm căn cứ đề xuất số lượng biên chế hoặc số lượng người làm việc cần thiết bảo đảm khách quan, tiết kiệm, hiệu quả.

Sáu là, đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền phổ biến kết hợp với việc mở các lớp bồi dưỡng, hội nghị tập huấn ở các bộ, ngành và địa phương xây dựng đề án xác định vị trí việc làm. Bộ Nội vụ chủ trì các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để hình thành các “máy cái” chuyên trách, chuyên sâu về xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức.

Ghi chú:

(1) ThS. Vũ Thị Hiền, ThS. Trần Nghị, Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Bộ Nội vụ: “Kinh nghiệm xác định vị trí việc làm trong nền công vụ Cộng hòa Pháp”.

Tài liệu tham khảo:

1. Luật Cán bộ, công chức năm 2008.

2. Kết luận số 64-KL/TW ngày 28/5/2013 của Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa XI về một số vấn đề tiếp tục đổi mới, hoàn thiện hệ thống chính trị từ trung ương đến cơ sở.

3. Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức”.

4. Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.